Mitgliederverwaltung für Vereine: eine Liste, eine Wahrheit
„Mitglieder_final_NEU_v3.xlsx" beim Kassenwart, eine ältere Version beim Vorsitzenden, eine dritte im E-Mail-Anhang — und keiner weiß, welche stimmt. Vereinsheld ersetzt das Excel-Chaos durch eine zentrale Mitgliederliste, auf die der ganze Vorstand zugreift.
Eine Wahrheit statt fünf Dateiversionen
Alle Mitgliederdaten liegen an einem Ort: Kontaktdaten, IBAN und Mandat, Beitragsgruppe, Eintrittsdatum. Änderungen sieht der ganze Vorstand sofort — niemand arbeitet mehr mit einer veralteten Kopie, niemand schickt Mitgliederlisten per E-Mail durch die Gegend.
Excel-/CSV-Import in 2 Minuten
Deine bestehende Liste ist der Startpunkt, nicht das Problem: Datei hochladen, Spalten zuordnen, Vorschau prüfen, importieren. Doppelte Einträge und fehlerhafte IBANs erkennt Vereinsheld dabei automatisch und zeigt sie dir vor dem Import an.
Beitragsgruppen statt Sonderfall-Wirrwarr
Erwachsene zahlen 120 € im Jahr, Jugendliche 60 €, die Familie 180 €, Fördermitglieder einen freien Betrag? Lege Beitragsgruppen wie Erwachsene, Jugend, Familie und Fördermitglied mit eigenem Satz und Rhythmus an — der Beitragslauf rechnet automatisch richtig, ohne Formeln und ohne Sonderfall-Spalten.
Ein- und Austritte mit Historie
Neue Mitglieder erfasst du in einer Minute, Austritte mit Datum und Grund. Die Historie bleibt nachvollziehbar: Wer war wann Mitglied, in welcher Beitragsgruppe, mit welchen Zahlungen? Genau die Fragen, die bei der Kassenprüfung und der Mitgliederversammlung kommen.
DSGVO: eingebaut, nicht angeflanscht
Mitgliederdaten sind personenbezogene Daten — der Verein ist dafür verantwortlich. Vereinsheld hostet ausschließlich auf EU-Servern, stellt dir einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit und macht Auskunft und Löschung zu einer Sache von Klicks statt von Wochenend-Recherchen.
Häufige Fragen zur Mitgliederverwaltung
Kann ich meine bestehende Excel-Liste übernehmen?
Ja. Du lädst deine Excel- oder CSV-Datei hoch, ordnest die Spalten (Name, Adresse, IBAN, Beitragsgruppe) einmal zu und der Import läuft durch — in der Regel in etwa 2 Minuten, auch bei mehreren hundert Mitgliedern.
Wie funktionieren Beitragsgruppen?
Du legst Gruppen wie Erwachsene, Jugend, Familie oder Fördermitglied mit eigenem Beitragssatz und Zahlungsrhythmus an. Jedes Mitglied gehört zu einer Gruppe — der Beitragslauf rechnet automatisch mit dem richtigen Betrag.
Was passiert bei Austritten?
Du erfasst das Austrittsdatum, das Mitglied fällt automatisch aus künftigen Beitragsläufen und bleibt mit Historie nachvollziehbar — wichtig für die Kassenprüfung. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen kannst du die Daten DSGVO-konform löschen.
Ist die Mitgliederverwaltung DSGVO-konform?
Ja. Die Daten liegen auf EU-Servern (Frankfurt), du erhältst einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und Auskunfts- sowie Löschanfragen von Mitgliedern erledigst du mit wenigen Klicks.
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